要旨
今後使えるようになる Microsoft Planner は単なるタスクボードやバケットではありません。Copilot を活用した機能をはじめ、よりスマートな計画、より効果的な共同作業、そして時間の節約に役立つ隠れた機能をいくつかご紹介します。 ※ 現時点では、この機能にアクセスするには、Microsoft 365 Copilot ライセンスが必要です。
複数のタスクをまとめて編集できる！一括編集機能
レポートの提出期限を一斉に変更したい、グループメンバーに複数のタスクを割り当てたい…そんな時に便利なのが一括編集機能です。
使い方は簡単。まず、プランを開いたら「グリッドビュー」を選択します。次に、更新したいタスクをマウスでドラッグして選択するか、Ctrlキーを押しながら上下の矢印キーで選択していきます。これだけで、選んだタスクの担当者、優先度、進捗状況、期限などを一度に変更できるんです。
たとえば、サークルの文化祭準備で20個のタスクの期限を1週間延期したい、なんて時も一瞬で完了。一つひとつ開いて変更する手間が省けるので、時間の節約になりますよ。
AIに聞いてみよう！プロジェクトマネージャーエージェント
「期限が過ぎているタスクはどれ？」「今月完了したタスクは？」と、プランの状況を確認したい時、いちいちボードを見て数えるのは大変ですよね。
そんな時は、プロジェクトマネージャーエージェント（AIアシスタント）の出番です。プランを開いて、プロジェクトマネージャーエージェントのアイコンをクリック。そこに「期限が過ぎているものは何ですか？」と入力するだけで、AIが瞬時に教えてくれます。
週次の進捗報告や、リーダーへの状況説明の準備にとても便利です。結果はコピーしてメールに貼り付けることもできるので、報告書作成の時短にもつながります。
注意点として、この機能を使うにはMicrosoft 365 Copilotライセンスが必要です。
タスクの見方を変える！グループ化機能
通常、Plannerのタスクは「バケット」と呼ばれるグループで分けられています。でも、実は他の方法でもタスクを整理できるんです。
プランを開いたら、右上の「バケット別にグループ化」の横にある下矢印をクリックしてみてください。すると、ラベル別、優先度別、期限別など、いろいろな並べ替え方法が表示されます。
たとえば、「優先度別」にすれば、今すぐ取り掛かるべき重要なタスクが一目瞭然。「期限別」にすれば、締め切りが迫っているものから順に表示されるので、計画的に作業を進められます。
プレミアムライセンスをお持ちの方は、「スプリント別」というグループ化も可能です。これは、タスクを期間ごとに区切って管理する方法で、より本格的なプロジェクト管理に適しています。
Excelで共有できる！エクスポート機能
Plannerを使っていない人にも計画を共有したい、データを別の形式で保存しておきたい…そんな時は、Excel形式でエクスポートしましょう。
プラン画面の右上にある3つの点（…）マークをクリックして、「プランをExcelにエクスポート」を選択するだけ。すると、すべてのタスク情報がExcelファイルとしてダウンロードされます。
Excelに落とせば、独自のフィルターをかけたり、グラフを作ったり、印刷して配布したりと、使い道が広がります。先生への提出資料や、保護者への活動報告など、様々な場面で活用できますね。
会議中のタスクを逃さない！Facilitatorエージェント
Teams会議をしていて、「これ、タスクとして記録しておかなきゃ」と思うこと、ありませんか？でも、議事録を後から見返してタスクを拾い上げるのは面倒ですよね。
そこで便利なのがFacilitatorエージェントです。会議のチャット欄で「@Facilitator」と入力すると、AIが会議の内容からタスクを自動的に抽出してくれるんです。
誰が何をいつまでにやるのか、担当者と期日を設定することもでき、そのままPlannerと連携して管理できます。さらに、議事録をWordやLoopのドキュメントとして自動生成する機能もあります。
会議の「言っただけで終わり」を防げるので、グループワークやプロジェクトの進行がスムーズになりますよ。
報告書を自動作成！ステータスレポート機能
プロジェクトの進捗報告、毎回作るのが面倒…という方に朗報です。Plannerには、プロジェクトマネージャーエージェントを使ったステータスレポート自動生成機能があります。
プレミアムプランの「レポート」タブを選択すると、現在の進捗状況、達成したマイルストーン、リスク要因、次のステップなど、プロジェクトの状況がきれいにまとめられたレポートが作成されます。
しかも、このレポートはTeams、Outlook、SharePointなどに簡単に共有できます。Loopを使えば、リアルタイムで共同編集も可能です。
定期的な進捗報告が必要なゼミや部活動、インターンシップなどで重宝する機能です。手作業で資料を作る時間が大幅に削減できますよ。
注意点として、この機能を利用するにはプレミアムライセンスが必要です。
最重要タスクが分かる！クリティカルパス機能
大きなプロジェクトでは、「このタスクが遅れると全体が遅れる」という重要なタスクがあります。これを見つけるのがクリティカルパス機能です。
プレミアムプランを開いて、「フィルター」を選択し、「クリティカルパス」から「クリティカル」を選びます。すると、プロジェクト全体の完了日に直接影響を与える重要なタスクだけがハイライト表示されます。
これにより、「どのタスクを優先すべきか」が一目で分かるようになります。文化祭の準備や卒業研究など、期限が決まっているプロジェクトでは特に役立つ機能です。
※: この機能を使うにはプレミアムライセンスが必要なので、ご注意ください。
おわりに
Microsoft Plannerには、基本的なタスク管理だけでなく、効率アップに役立つ機能がこんなにたくさんあるんです。
もちろん、すべての機能を最初から使いこなす必要はありません。まずは一括編集やグループ化など、すぐに使える機能から試してみてください。慣れてきたら、AIを活用した機能にも挑戦してみると、さらに便利さを実感できるはずです。グループワークや委員会活動、アルバイトのシフト管理など、様々な場面でPlannerは活躍します。タスク管理が苦手という方も、これらの機能を使えばきっと楽になるはずですよ。
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