要旨
Googleが提供する「Google Workspace Flows」は、プログラミングの知識がなくてもGmailやGoogleドライブ、Google Chatなどの複数のアプリを連携させ、業務プロセスを自動化できるノーコードツールです。AI「Gemini」との連携により、単純な作業の繰り返しだけでなく、メールの内容を理解して要約したり、問い合わせの重要度を判断したりといった高度なタスクにも対応します。2025年4月に開催された「Google Cloud Next ’25」で初めて発表され、現在はアルファプログラムに参加している顧客から利用できるようになっています。
従来の自動化ツールとの決定的な違い
これまでもGoogle Apps Script（GAS）を使えば、Google Workspaceのアプリ連携は可能でした。しかし、GASを活用するにはJavaScriptというプログラミング言語の専門知識が必須であり、その恩恵を受けられるのは一部の技術者に限られていました。
Workspace Flowsの最大の特徴は、高度なコンテキスト理解力と推論能力を持つGeminiが、リサーチ、分析、コンテンツ生成のためのエージェントとして業務をサポートする点にあります。従来の自動化ツールが「もし～の場合は」というルールベースだったのに対し、AIの導入により、過去のメールや社内文書と比較して提案するといった複雑な業務が可能になりました。
3つの強力な機能
直感的なノーコード操作
画面上でブロックを組み合わせるような感覚で、誰でも簡単に業務の自動化ワークフローを作成できます。プログラミングの知識は一切不要です。コードを書く代わりに、各処理をドラッグアンドドロップでつなぎ合わせるだけでワークフローが完成します。
自然言語でのワークフロー構築
「○○さんからメールが来たらChatに通知して」のように、日常で使う言葉で指示を出すだけで、AIが自動でワークフローを組み立ててくれます。技術的な用語を覚える必要もなく、やりたいことを普通の言葉で伝えるだけで良いのです。
GeminiとGemの活用
Geminiは受信したメールの内容を分析して要約を作成したり、問い合わせの優先順位を判断したりします。さらに、特定の業務に合わせて専門知識を学習させたカスタムAI「Gem」を使えば、社内のサポート規定や製品情報を学習させた上で、顧客からの問い合わせに対する適切な回答案を自動で作成させることも可能です。
実際の活用事例
カスタマーサポートの自動化
顧客から受信したフィードバックに関するフォームの内容をAIエージェントがレビューし、要望や問題点を理解して、関連する製品やポリシーに関するドキュメントをGoogle Driveから見つけ出します。その上で、AIエージェントが解決策を考え、Gmailで返信の下書きを作成します。人間はその内容を確認して送信するだけで済みます。
議事録作成の完全自動化
ファイルが特定のフォルダに格納されると、数分後にフローが起動し、Geminiによって整形されたタイトルのドキュメントが自動で作成されます。文字起こしではなく指定した議事録の項目、記載内容に整えられ、抽出されたアクションアイテムが新しいタスクとして自動で登録されます。ファイルを一つ配置するだけで、議事録の作成からタスク登録までの一連の作業が完了します。
マーケティングとコンプライアンス
マーケティングのコピーが自社のブランドに合っているかどうか確認したり、申請承認前にポリシーに関する文書をチェックしたり、顧客からの問い合わせをスマートに振り分けたりといった内容に応じた自動化タスクにも向いています。
ワークフローの基本構造
特定のイベント（Gmailの受信、スペースでの会話、フォームへの回答など）をトリガーとして、一連のアクション（別のアプリへのデータ転送、承認依頼の送信、関係者への通知など）を自動的に実行できます。
条件分岐機能も備えており、「もし○○だったら、この処理を行う」というように、状況に応じて実行するステップを変えることが可能です。Check ifノードを使えば、変数と値を比較し、「AとBが等しい」「AがBより大きい」といった明確なルールで処理を分岐させられます。
利用開始の準備
アルファ版のため、この機能はデフォルトでオフになっています。利用を開始するには、Google Workspaceの管理者が管理コンソールにログインし、「Gemini for Workspaceの設定」ページで、「アルファ版機能」のトグルを明示的にオンに切り替える必要があります。
今後のアップデートでは、Google Workspace以外の外部アプリケーションとの連携を強化する予定とされており、より広範な業務自動化が期待されています。
他の自動化ツールとの比較
GAS（Google Apps Script）はコードベースの自動化ツールで、柔軟性が高い反面プログラミング知識が必要になります。一方、Flowsはノーコードで直感的に操作でき、AI判断を組み込めるのが特徴です。ZapierやMakeといった外部サービスに頼っていたような仕組みを、Google純正の環境で実現できる点も大きなメリットとなります。
おわりに
Google Workspace Flowsは、業務自動化の世界を専門家だけのものから、すべてのビジネスパーソンに開放する革新的なツールです。ノーコードで直感的に操作できるため、IT人材の確保が難しい企業にとっても、業務効率化の大きな一歩となります。
現在はアルファ版での提供ですが、正式リリースに向けて機能が拡充されていく見込みです。日々の繰り返し作業をAIに任せ、より創造的な業務に集中できる環境が整いつつあります。自社の業務プロセスを見直し、どのような作業が自動化できるか検討してみる価値は十分にあるでしょう。
出典： Google
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